PLANEACIÓN
Definición: Planear consiste en determinar con anterioridad el marco de acción que se va a llevar a cabo en una actividad.
domingo, 21 de septiembre de 2014
LA PLANEACIÓN
La importancia de la planeación entonces se centra en el hecho de que permite a
la persona o responsable proyectar a mediano o largo plazo la actividad a realizar,
acercándose de ese modo más fácilmente a las metas y teniéndolas vistas de
manera clara y concisa, evitando a la vez proyecciones subestimatorias o muy
exageradas sobre un resultado que luego en la práctica sea de difícil logro. Muchas veces
la planeación puede tener que ser alterada debido a circunstancias ajenas o inesperadas
y en ese caso deberá ser reacondicionada de acuerdo a las necesidades y posibilidades
que la situación permita.
De todos modos, seguirá permitiendo conocer cuál será el plan de trabajo aún en
una situación de excepción.
EJEMPLO DE MALA PLANEACIÓN
El no tomar en cuanta todos los pasos para la buena planeación de un proyecto o meta traerá como consecuencia la mala ejecución desde pequeñas hasta grandes catástrofes que incluso pueden costar la vida de personas, la mala planeación la podemos observar desde algunos negocios de pequeñas empresas que fracasan, un proyecto mal ejecutado, hasta grandes empresas que se van a la quiebra.
Aquí in video como ejemplo de una mala planeación:
Cineteca, afectada por lluvias debido a mala planeación: Alejandro Pelayo
sugerencias de videos de mala planeación:
https://www.youtube.com/watch?v=2Tnu7xhO7GA
https://www.youtube.com/watch?v=qRwm1N0hcP8
ORGANIZACION DE LA PLANEACION
En términos generales el proceso de la planeación estratégica inicia con el establecimiento de metas organizacionales, define estrategias, políticas y consiste en:- Definir el negocio y establecer una misión estratégica.
- Establecer los objetivos estratégicos y las metas de desempeño.
- Formular una estrategia para alcanzar los objetivos y desempeño deseados.
- Preparar y ejecutar el plan estratégico.
- Evaluar los resultados y reformular el plan estratégico y/o su aplicación.
¿POR QUÉ PLANEAN LOS GERENTES?
FIJAR METAS, DETERMINAR ESTRATEGIAS PARA ALCANZARLAS Y TRAZAR PLANES PARA INTEGRAR Y COORDINAR LAS ACTIVIDADES PARECE BASTANTE COMPLICADO. DADO LO ANTERIOR, ¿POR QUÉ TIENEN QUE PLANEAR LOS GERENTES? ¿LA PLANEACIÓN REPERCUTE EN EL DESEMPEÑO?
OBJETIVOS DE LA PLANEACIÓN
PODEMOS DAR POR LO MENOS CUATRO RAZONES PARA LA PLANEACIÓN. LA PLANEACIÓN MARCA UNA DIRECCIÓN , REDUCE LA INCERTIDUMBRE, REDUCE LOS DESECHOS Y LAS REDUNDANCIAS, Y ESTABLECE LOS CRITERIOS PARA CONTROLAR.
PLANEACIÓN Y DESEMPEÑO
EN GENERAL, LA PLANEACIÓN FORMAL SE RELACIONA CON MAYORES UTILIDADES, MAYOR RENDIMIENTO SOBRE LOS ACTIVOS Y OTROS RESULTADOS FINANCIEROS POSITIVOS.
¿COMO PLANEAN LOS GERENTES?
SIN PLANEAR, LOS GERENTES NO SABRÍAN QUE ORGANIZAR, DIRIGIR O CONTROLAR. DE HECHO, SIN PLANES NO HABRÍA NADA QUE ORGANIZAR, DIRIGIR NI CONTROLAR. ENTONCES ¿CÓMO PLANEAN LOS GERENTES?
METAS Y PLANES EN LA PLANEACIÓN
LAS METAS SON LOS RESULTADOS DESEADOS PARA INDIVIDUOS, GRUPOS Y ORGANIZACIONES ENTERAS. LAS METAS SON OBJETIVOS Y PODEMOS UTILIZAR LOS DOS MÉTODOS INDISTINTAMENTE.
LOS PLANES SON DOCUMENTOS EN LOS QUE SE EXPLICA COMO SE VAN A ALCANZAR LAS METAS, Y POR LO REGULAR SE DELINEA LA ASIGNACIÓN DE RECURSOS, CALENDARIOS Y OTRAS ACCIONES NECESARIAS PARA CONCRETAR LAS METAS
UNA META BIEN DISEÑADA DEBE ESCRIBIRSE EN TÉRMINOS DE RESULTADOS, MÁS QUE DE ACCIONES.
EL RESULTADO FINAL DESEADO ES EL ELEMENTO MAS IMPORTANTE DE CUALQUIER META Y, POR TANTO, LA META DEBE REFLEJARLO.
BIBLIOGRAFÍA: P. Robins, S., & Coulter, M. (2005). Administración
(Octava ed.). Naucalpan de Juarez, Estado de México, México: Pearson
Educación. pág. 159-162
sábado, 20 de septiembre de 2014
Algunas clasificaciones
Se puede clasificar según las expectativas temporales,
la amplitud y la especificidad.
Tenemos a:
Planeación estratégica: la realizan
los encabezados o jefes de alguna comunidad, para analizar factores
internos y externos y su repercusión en los objetivos de la compañía, por lo
general es a largo plazo.
Planeación táctica: se
relaciona con la toma de decisiones a corto plazo para sobrellevar
una crisis inesperada.
Planeación operativa: es la
organización de los recursos y del personal de una compañía para la resolución
de problemas. se trata de dividir el trabajo entre todos y con lo que se tiene.
Planeación normativa: se crean reglas
y normas para el buen funcionamiento de una empresa. Desde horarios, uniforme,
etc. Se debe de trabajar de forma ordenada soluciones a problemas en un futuro ideal.
Importancia de la Planeación:
es de suma importancia porque nos permite proyectar innovaciones y estilos nuevos, para dar solución a los problemas. El resultado de cualquier labor permanece en la mente de forma nítida y esto permite desechar cualquier idea contraria a la tarea o labor ya establecida.
es de suma importancia porque nos permite proyectar innovaciones y estilos nuevos, para dar solución a los problemas. El resultado de cualquier labor permanece en la mente de forma nítida y esto permite desechar cualquier idea contraria a la tarea o labor ya establecida.
Ventajas:
- Cuando llevamos a cabo la planeación adecuada los objetivos o metas se logran de una manera mas fácil y con resultados efectivos.
- Permite aislar el trabajo improductivo, reduciendo costos en beneficios de la organización.
- La planeacion hace mas definitivo el trabajo dentro de las limitaciones de espacio y tiempo.
- Permite manejar la incertidumbre del futuro.
https://www.youtube.com/watch?v=NGZM9FaCfLY
jueves, 18 de septiembre de 2014
PASOS PARA LA PLANEACIÓN
1. PROPÓSITO O MISIÓN:
La misión de una organización es la razón de su existencia. Es la finalidad o motivo de creación de la empresa, y a la que debe servir. La definición de la misión organizacional debe responder a tres preguntas básicas: ¿quienes somos?, ¿que hacemos?, ¿porque hacemos lo que hacemos?. En el fondo, la misión incluye los objetivos esenciales del negocio y se enfoca generalmente hacia fuera de la empresa, es decir, hacia la atención de las demandas de la sociedad, del mercado o del cliente.
Cada empresa tiene su propia misión propia y especifica. La misión debe constar de una declaración formal y escrita, para que sirva de recordatorio periódico que indique a los empleados hacia donde y como conducir sus negocios. Para que sea eficaz, la formulación o declaración de la misión debe describir con claridad:
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2. ESTRATEGIAS, MATRIZ FODA.
Hoy en dia los administradores se valen de matrices que indican las relaciones entre las principales variables. La matriz FODA es una herramienta que le ayuda a saber que debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas tiene su negocio.
La misión de una organización es la razón de su existencia. Es la finalidad o motivo de creación de la empresa, y a la que debe servir. La definición de la misión organizacional debe responder a tres preguntas básicas: ¿quienes somos?, ¿que hacemos?, ¿porque hacemos lo que hacemos?. En el fondo, la misión incluye los objetivos esenciales del negocio y se enfoca generalmente hacia fuera de la empresa, es decir, hacia la atención de las demandas de la sociedad, del mercado o del cliente.
Cada empresa tiene su propia misión propia y especifica. La misión debe constar de una declaración formal y escrita, para que sirva de recordatorio periódico que indique a los empleados hacia donde y como conducir sus negocios. Para que sea eficaz, la formulación o declaración de la misión debe describir con claridad:
- cual es el propósito fundamental del negocio.
- quien es el cliente o cuales son los sectores objetivos o el mercado al que se debe atender.
- cual es la contribución de la empresa a la sociedad.
- cuales son los compromisos y valores y creencias que impulsa la empresa.
- cuales son las necesidades básicas que el negocio debe tener y como atenderlas.
Hoy en dia los administradores se valen de matrices que indican las relaciones entre las principales variables. La matriz FODA es una herramienta que le ayuda a saber que debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas tiene su negocio.
La matriz FODA es un marco conceptual para un análisis sistemático que facilita la articulación de las amenazas externas con las oportunidades y las debilidades con las fortalezas internas de la organización. Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con el objetivo de generar diferentes opciones de estrategias.
FACTORES EXTERNOS: son aquellos cambios medioambientales, tecnológicos, políticos, entre otros que deben considerarse para tomar decisiones hacia el futuro de una empresa.
FACTORES INTERNOS: La cantidad y calidad del talento humano, los recursos financieros y materiales con que cuenta la empresa para el desarrollo de sus actividades.
4. IDENTIFICAR ALTERNATIVAS:
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5. COMPARAR LAS ALTERNATIVAS A LA LUZ DE LOS OBJETIVOS ELEGIDOS, EVALUACIÓN DE CURSOS ALTERNATIVOS.
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6. ELEGIR UNA ALTERNATIVA.
En este momento se adopta el plan. Es el momento verdadero de la toma de decisiones.
7. PROGRAMAS
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Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarrolló a inicios del siglo XX este método gráfico de planeación y control, que permite contemplar las fases de inicio y finalización de las diversas actividades.
Llamado también cronograma de actividades o Calendarización, se trata de un gráfico de barras, dónde la longitud de cada barra representa la duración en días, semanas, meses o años de una actividad.
La utilidad de éste gráfico radica en que señala la frecuencia en que debe ejecutarse cierto número de actividades en base a la duración de cada una de las mismas.
La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:
Identificar y determinar las actividades comprendidas.
Ordenar cronológicamente la realización de las actividades. Es decir, determinar que actividad debe realizarse antes de la otra, que actividades se dan simultáneamente y, por último, que actividades deben realizarse posteriormente.
Interrelacionar las actividades.
Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios.
La gráfica mas comúnmente utilizada para un programa, es la gráfica de Gantt.
8. PRESUPUESTOS:
Los presupuestos, en esencia, son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, implican una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos.
Detallar costos de producción. Consultar precios verdaderos de materia prima, equipos necesarios, arriendos, servicios públicos, entre otros.
Conocer el precio del bien (producto o articulo) o servicio que se va a comercializar.
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FACTORES EXTERNOS: son aquellos cambios medioambientales, tecnológicos, políticos, entre otros que deben considerarse para tomar decisiones hacia el futuro de una empresa.
FACTORES INTERNOS: La cantidad y calidad del talento humano, los recursos financieros y materiales con que cuenta la empresa para el desarrollo de sus actividades.
La matriz FODA conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias:
- La estrategia DA, esta estrategia puede requerir que la empresa forme una sociedad o que se liquide.
- La estrategia DO, esta estrategia tiene como propósito minimizar la debilidad y maximizar las oportunidades.
- La estrategia FA, con esta estrategia una compañía aprovecha las fortalezas tecnológicas, financieras, administrativas o de comercialización para hacer frente al peligro que representa un nuevo producto introducido por su competidor.
- La situación mas deseable es aquella en que una empresa aplica sus fortalezas para aprovechar las oportunidades, estrategia FO.
Para mayor información acerca de la matriz FODA puede visitar: https://www.youtube.com/watch?v=8OHytFwfeBg
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3. OBJETIVOS:
Una vez que se han establecido los propósitos, investigado y determinada la estrategia a seguir por medio de la matriz FODA, se establecen los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado y que proporcionan las pautas básicas, hacia donde dirigir los esfuerzos y recursos.
los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines a alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico. Los objetivos especifican los resultados esperados e indican los resultados de lo que se debe hacerse, los campos en que debe insistirse mas, y lo que hay que conseguir con el conjunto de las estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.3. OBJETIVOS:
Una vez que se han establecido los propósitos, investigado y determinada la estrategia a seguir por medio de la matriz FODA, se establecen los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado y que proporcionan las pautas básicas, hacia donde dirigir los esfuerzos y recursos.
4. IDENTIFICAR ALTERNATIVAS:
El cuarto paso de la planeacion es buscar y examinar alternativas de acción. El problema mas común ni es encontrar alternativas, sino reducir su numero de tal modo que se puedan analizar las mas prometedoras.De ordinario el experto en planeacion debe hacer un examen preliminar para descubrir las posibilidades mas fructíferas.
5. COMPARAR LAS ALTERNATIVAS A LA LUZ DE LOS OBJETIVOS ELEGIDOS, EVALUACIÓN DE CURSOS ALTERNATIVOS.
Después de buscar alternativas y examinar sus ventajas y desventajas, el siguiente paso es evaluar las alternativas. Una alternativa puede parecer la mas rentable, pero quizá impone un desembolso de efectivo cuantioso y una recuperación lenta, otro puede parecer menos rentable, pero se corren menos riesgos, otro mas cumple mejor los objetivos a largo plazo de la empresa.
6. ELEGIR UNA ALTERNATIVA.
En este momento se adopta el plan. Es el momento verdadero de la toma de decisiones.
7. PROGRAMAS
Una vez que se han determinado las alternativas, es necesario elaborar un programa, el cual puede definirse como:
Un esquema en donde se establecen, la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes.
Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarrolló a inicios del siglo XX este método gráfico de planeación y control, que permite contemplar las fases de inicio y finalización de las diversas actividades.Llamado también cronograma de actividades o Calendarización, se trata de un gráfico de barras, dónde la longitud de cada barra representa la duración en días, semanas, meses o años de una actividad.
La utilidad de éste gráfico radica en que señala la frecuencia en que debe ejecutarse cierto número de actividades en base a la duración de cada una de las mismas.
La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:
Identificar y determinar las actividades comprendidas.
Ordenar cronológicamente la realización de las actividades. Es decir, determinar que actividad debe realizarse antes de la otra, que actividades se dan simultáneamente y, por último, que actividades deben realizarse posteriormente.
Interrelacionar las actividades.
Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios.
La gráfica mas comúnmente utilizada para un programa, es la gráfica de Gantt.
8. PRESUPUESTOS:
Los presupuestos, en esencia, son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, implican una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos.
Detallar costos de producción. Consultar precios verdaderos de materia prima, equipos necesarios, arriendos, servicios públicos, entre otros.
Conocer el precio del bien (producto o articulo) o servicio que se va a comercializar.
miércoles, 17 de septiembre de 2014
Toma de Decisiones y Solución de Problemas
Toma de decisiones
La toma de decisiones se define como la selección de un curso de acciones entre alternativas, es decir que existe un plan un compromiso de recursos de dirección o reputación.
Un aspecto verdaderamente importante en la toma de decisiones es el grado de comunicación y la aplicación del arte de escuchar. En el campo del liderazgo personal no hay mayor talento que la capacidad de comunicación de una persona. En un líder no importa cuál sea su automotivación, si no puede transmitir sus ideas a otros. Es entonces cuando se entiende la importancia de la comunicación efectiva.
El proceso que conduce a la toma de decisión es:
- Elaboración de premisas
- Identificación de alternativas
- Evaluación de alternativas, en términos de metas que se desea alcanzar
- Selección de una alternativa, es decir tomar una decisión
Herramientas para la toma de decisiones
El ser humano debe exigirse vencer obstáculos que se irán presentando a lo largo del camino. Estos obstáculos traducidos en problemas deben resolverse conforme se presentan evitando con esto las variaciones en los diversos procesos.
Para esto es necesario basarse en hechos y no dejarse guiar solamente por el sentido común, la experiencia o la audacia. Basarse en estos tres elementos puede ocasionar que al momento de obtener resultados contrarios al esperado nadie quiera asumir responsabilidades.
A continuación se listaran una serie de herramientas y técnicas que se pueden utilizar en la toma de decisiones:
- Recolección de datos
- Lluvia de ideas
- Diagrama de Paretto
- Diagrama de Gantt
- Diagrama de Flujo
- Entrevistas
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